Produktivno iskorišćeno vreme postalo je imperativ u modernom poslovnom svetu. Zanimljivo je kako svi raspolažemo istim vremenom – dan traje 24h, a opet postoje ljudi koji sve radne zadatke završavaju sa uspehom, dok drugi ulažu velike napore da budu u toku sa obavezama.
Veštine efikasnog upravljanja vremenom (time managment) su od suštinskog značaja ako želite da ostvarite svoje potencijale i pritom ne sagorite na poslu. Neke strategije omogućavaju da pojednostavite svoj radni dan, kao kad koristite usluge virtuelne kancelarije, na primer. Druge tehnike pomažu da radite pametnije. U svakom slučaju, reč je o modelima rada koji nude priliku da za kraće vreme postignete više.
Ako se svakodnevno borite sa listom obaveza i čini vam se da nikada nemate dovoljno vremena, pročitajte kako da efikasno posložite prioritete i postignete maksimum.
Pregled radnog dana – na šta trošite svoje vreme?
Nije nimalo prijatno kada se na kraju svakog radnog dana pitate zašto niste uspeli da postignete sve zacrtane obaveze. Ako vam nije jasno na šta ste potrošili svoje vreme i kad su sati “projurili”, potrebno je da uradite reviziju.
Može biti da gubite više vremena nego što pretpostavljate ili pak imate iluziju o tome kako zaista provodite vreme. Potrebno je za početak da napravite jedan mali trik. Uključite tajmer na pola sata i radite ne obazirući se na njega. Kada se isključi, odnosno oglasi da je prošlo 30 minuta zabeležite šta radite u tom trenutku. Budite iskreni sa sobom, ako proveravate društvene mreže, mejlove ili šaljete neki smešan tekst prijatelju, prihvatite to i zapišite.
Podesite tajmer da radi još 30 minuta i ponovite postupak nekoliko puta – sve do kraja radnog vremena. Na kraju, pogledajte koliko često ste “uhvaćeni” da radite nešto što nije bilo nimalo produktivno. Možda previše vremena provodite proveravajući elektronsku poštu, skrolujete kroz Fejsbuk ili Instagram ili ćaskate sa kolegama? Pokušajte da sprovedete reviziju nekoliko dana uzastopno, tako da imate objektivan uvid u to gde vam dragoceno vreme bespotrebno otiče i šta morate da promenite da biste bili produktivniji.
Virtuelna kancelarija – veliki korak ka produktivnosti
Ukoliko vaša firma posluje online, radite od kuće i želite da efikasnije provodite svoje radno vreme, možete se osloniti na višestruko korisne usluge virtuelne kancelarije. Cene iznajmljivanja kod profesionalnih knjigovodstvenih agencija zavise od izabranog paketa usluga. Primera radi, možete izabrati da registrujete firmu na prestižnoj adresi, da angažujete virtuelnog asistenta ili sekretaricu koja će se umesto vas javljati na telefon, preusmeravati pristiglu poštu, mejlove, zakazivati sastanke i komunicirati sa klijentima i saradnicima.
Nećete morati da razmišljate o tome da li ste organizovali sve poslovne susrete ili kako da rešite neka pravna ili knjigovodstvena pitanja. Virtuelna kancelarija je tako osmišljen koncept da svoje vreme možete maksimalno iskoristiti za skoncentrisan rad bez ometanja.
Blokirajte ostale ometače
Kada imate jasnu predstavu o tome šta vas ometa, možete da blokirate ometače. Primera radi, ako vaše vreme “guta” Fejsbuk ili neka druga društvena mreža, isprobajte aplikaciju za produktivnost koja blokira smetnje na mreži kao što su FocusMe ili SelfControl.
Isključite obaveštenja – ne morate biti upozoreni svaki put kad vam stigne novi mejl ili neko pošalje poruku na društvenim mrežama. Velike su šanse da na sva pitanja koja ovim putem dobijete možete odgovoriti i posle radnog vremena. Ukoliko imate virtuelnog asistenta, možete napraviti dogovor da vam se javi ako stigne pošta visokog prioriteta. Sve ostalo može da sačeka da završite projekat na kom trenutno radite.
Napravite realan raspored obaveza
Briga o tome kako ćete sve svoje zadatke uklopiti u prosečan radni dan može ozbiljno opteretiti vašu produktivnost. Kada smo pod stresom, borimo se da ostanemo produktivni, što nas može dovesti do toga da radimo duže da bismo ispoštovali rokove. To nije efikasno upravljanje vremenom, već direktan put do burn out sindroma.
Umesto zatrpavanja obavezama i pravljenja predugačkih lista radnih zadataka, pametno organizujte svoj dan. Napravite raspored sa satnicom – bilo da koristite notes ili neku aplikaciju na telefonu – i sami sebi zakažite “sastanak” sa određenim projektom. Dakle, to može biti posebno precizirano vreme za odgovaranje na elektronsku poštu – primera radi, kada dogovorite da vam stiže izveštaj iz virtuelne kancelarije. Potom, odredite koliko vam vremena treba da pripremite važan dokument ili neku prezentaciju u firmi.
“Blokiranje” vremena i pravljenje rasporeda može učiniti veliku pozitivnu promenu. Primera radi, ako imate naviku da odgovarate na e-poruke kako pristižu, to može prekinuti vaš tok misli i posla. Možda će vam trebati više vremena da se ponovo skoncentrišete i preorijentišete na zadatak na kom ste radili pre nego što ste dobili mejl. Međutim, kad sebi “zakažete” vreme za izvršenje nekog zadataka, zapravo unapred postavljate svoje prioritete i tako uspešno možete izbeći da vas ometaju neke manje važne stvari.
Multitasking nije prijatelj efikasnosti
Možda mislite da ste dobri u obavljanju više zadataka, ali velika je verovatnoća da grešite. Kada svoj fokus podelite na nekoliko projekata, vi zapravo prebacujete pažnju sa jednog zadatka na drugi i gubite vreme koncentrišući se iznova. Mnogo je pametnije posvetiti punu pažnju jednoj obavezi, pa pošto je završite da pređete na drugu, nego da se opredelite za multitasking.
Grupisanje sličnih zadataka takođe može da vas zadrži u dobrom načinu razmišljanja. Možete, na primer, da grupišete svoje adminstrativne zadatke u jedan vremenski blok. Ako imate obavezu da napišete neki projekat ili kreirate sadržaj – izaberite naredni sat, dva da se tome posvetite.
Uvek je korisno da kraj sebe imate svesku ili planer dok radite. Može se desiti da se usred nekog posla setite drugog zadatka. Jednostavno zabeležite u notes novu obavezu tako da je ne zaboravite i ujedno – nećete napraviti prekid u radu.
Insistirajte da drugi poštuju vaše vreme
Veoma je važno da poštujete svoje vreme, ali isto tako je od velikog značaja da i drugima stavite to do znanja. Prema tome, pažljivo birajte sastanke i poslovne susrete na kojima ćete prisustvovati. Kada je jasno da više koristi imate od toga da nekom sastanku ne prisustvujete – uvek izaberite alternativu.
Možda radite u većem kolektivu ili u kancelariji sa kolegama koji vole da ćaskaju? Imate pravo na radno vreme bez nepotrebnih prekida, pa to i kažite. Zamolite kolege da neobavezne razgovore ostavite van radnog vremena, tako da nemate problema sa koncentracijom.
Ne zaboravite na pauze
Nema produktivnog rada ni efikasnog manevrisanja vremenom kada ste umorni. Možda deluje kontraproduktivno napraviti pauzu usred važnog posla ili neke krize, ali upravo je odmor neophodan za normalno funkcionisanje i efikasan rad.
Samo odvajanje vremena za opuštanje može vas učiniti produktivnijim. Koristite pauze na poslu da “napunite baterije” pozitivnom energijom i obavezno se postarajte da spavate bar 7 sati noću. Kada ste dobro odmorni i osveženi, mnogo je veća verovatnoća da ćete se baviti svojim zadacima sa fokusom i entuzijazmom.
Na kraju, uz dobru organizaciju i raspored obaveza možete u velikoj meri pojednostaviti svaki svoj radni dan i biti efikasniji. Delegirajte manje važne zadatke, unajmite asistenta ili koristite virtuelnu kancelariju ako imate poteškoća da samostalno vodite posao, knjige i svu prateću administraciju. Svaka od ovih strategija može poboljšati vaše veštine upravljanja vremenom i biti korak bliže maksimalnoj produktivnosti.